内蒙古山西商会文件收发管理制度

为了加强商会文件收、发的有效管理，特制定本制度。

1、商会的文件包括：会议记要、国家政策、法律、法规、商会章程及年度工作报告、调查报告、统计报告、重要事件备忘录、商会预算执行方案、草案、预算决算方案、预算执行情况报告等。

2、商会的文件收发归口管理单位为综合事务服务部，并指定专人管理。

3、对外发出或收到外部的各类文件、电报（包括出席各种会议后带回的文件），均由档案管理员统一登记，并将信息记录到《文件收发登记表》中，按要求记清发文单位、文件号、时间、收文单位、时间、文件内容摘要等内容，字迹要清楚。而后由综合事务服务部核转呈送本会领导批阅后，再分送有人员办理。一般业务性文件、资料、报表等均按业务归属，由综合事务服务部直接分送各有人员阅办。其中，需要送请有关领导阅批的，由主管部门及时呈送。

4、机要文电由档案员管理员保管，除领导由档案管理员直接呈送阅示外，其他人员一律由综合事务服务部按照规定组织传达。紧急文电要随到随送，随送随办，提高办事效率。工作中需要暂时借阅的机要文件（密电除外）要严格借阅手续，及时退还，原则上不在外过夜。

5、凡署名个人或某部门的亲启函件，应直接送交本人或主管人员拆封处理。

6、任何单位或个人要查询文件的信息和内容必须经主管领导批注后，方可进行查询。

7、打印、复印文件、材料须经综合事务服务部负责人同意，并由综合事务服务部指定专人负责印刷。

8、凡商会活动中形成的具有保存价值的文件、材料，均由综合事务服务部在年度终了时进行分类整理、立卷，确定保管期限，装订成册，按照档案管理的有关规定核校验收后，移交档案管理员保存。不需要归档保管的文件（包括重份文件和复印文件），要登记文件销毁目录，经综合事务服务部负责审查后，按有关规定统一处理。